Az irodán belül is van mód a közérzet javítására

A Marquard Media Kft. bevételei alapvetően két forrásból erednek. Egyrészt a hatféle életmód és szabadidős magazinok értékesítéséből, másrészt a kiadványok hirdetési felületének eladásából. Ezekből kell a kiadónak hatékonyan kigazdálkodnia a működési és előállítási költségeket, úgy, hogy emellett megfeleljen a külföldi tulajdonos profitelvárásainak is.

A kiadó nagyszámú előfizetői és hirdetői köre szükségessé teszi, hogy a különböző tranzakciókat, ügyféladatokat, egyedi vagy akciós kedvezményeket stb. fejlett és sokoldalú számítógépes nyilvántartó alkalmazások, rendszerek támogassák. Ugyanilyen fontos, hogy a pontos bevételi és kiadási információkat kezelő számviteli rendszer az adatok nyilvántartásán kívül, képes legyen a pénzügyi feladatok elvégzéséhez megfelelő információkat szolgáltatni, és könnyen elemezhető, a döntéseket támogató riportokat készíteni.

A Marquard Media által használt számítógépes ügyviteli rendszer nagyszerűen megfelel a vele szemben támasztott nyilvántartási követelményeknek, de strukturált adatlekérdezéseket, összegzéseket nem képes végrehajtani, ráadásul feldolgozható formában nehezen tud információkat szolgáltatni. A pénzügyi munkatársak számára fontos lenne, például, hogy bizonyos riportokat táblázatos (MS Excel) formában nyerjenek ki az ügyviteli rendszerből, de az erre nem biztosít lehetőséget. A riportok elkészítését ugyanakkor eddig manuálisan hajtották végre, pedig sokat segített volna, ha mindez automatikusan történik.

A kiadó pénzügyi vezetője úgy ítélte meg, hogy munkájukat egy olyan vezetői információs rendszer tenné hatékonyabbá, amelyik összekapcsolható az alkalmazott ügyviteli rendszerrel, és segíti, hogy célirányos riportokat nyerjenek ki az analitikából. Olyan alkalmazást kerestek, amelyik árban és funkcionalitásban egyaránt illeszkedik a kiadó méretéhez és a felmerülő feladatokhoz. Gyártói tendert hirdettek meg, és a versenytárgyalások végén a J. Grendel AutoReport vezetői információs rendszere mellett döntöttek.   

A rendszer üzembe helyezése előtt meghatározták azoknak a kimutatásoknak a körét, amelyeket a könyvelési adatbázisból automatikusan és rendszeres időközönként kívánnak kinyerni, majd a rendszert hozzáillesztették az ügyviteli programhoz. Külföldi tulajdon lévén, a Marquardnak nem csak a hazai számviteli szabályok szerint kell kimutatnia a különböző főkönyvi számokat és riportsorokat, de ezeket prezentálnia kell a nemzetközi standardok szerint is. Az új rendszer az ehhez szükséges átalakításokat automatikusan elvégzi, és elkészíti a tulajdonos számára is megfelelő összeállítású és formátumú jelentéseket. Ha pedig az egyes főkönyvi összegeket kitevő, több helyre könyvelt adatokra kíváncsi az elemző, a rendszer lehetővé teszi, hogy ezeket könnyedén előkeressék és megvizsgálják. Az AutoReport lekérdező programjával és egyszerű szűrési feltételek beállításával arra is van mód, hogy különféle, mindig a felmerülő igényeknek megfelelő kimutatásokat állítsanak elő az ügyviteli rendszer adataiból. A riportokat pedig az általánosan használt táblázatos formában kezelhetik.