A leghíresebb férfimagazin kiadója azt sem leplezi, hogy odafigyel a telefonköltségek gazdaságos felhasználására

A Marquard Média Kft., Magyarország egyik vezető lapkiadó vállalkozása, olyan igényes életmód, férfi és női lapok készít, mint a JOY, a PLAYBOY, a Fitt Mama, a SHAPE, a CKM és a Horizon. Az átlagosan 1,5 milliárd forintos éves bevételt elkönyvelő kiadó vezetői a magas forgalom mellett fontosnak tartják, többek között, a működési költségek optimális szinten tartását, így a telekommunikációra fordított költségek hatékony felhasználását is.

Ennek érdekében a kiadó menedzsmentje egy több elemből álló telefonköltség-kontrolling rendszer bevezetését határozta el. Első lépéseként tájékoztatták a dolgozókat a telefonköltség-ellenőrző rendszer felállításáról és annak céljairól, majd egy díjszámláló program beszerzését határozták el. A magán és üzleti hívások elkülönítésére PIN-kódos megoldást honosítottak meg a munkatársak körében. Az üzembe helyezett PhoneControl tarifaszámláló rendszerrel és a személyes kódok előtárcsázásával megvalósulhatott a hívások típusainak szétválasztása, és lehetővé vált a magán jellegű telefonköltségek kiszámlázása.

A PhoneControl által készített részletes riportok ugyanakkor segítséget nyújtanak az esetlegesen felmerülő magas telefonköltségek okainak feltárásában is. A kiadó vezetősége a személyenkénti magán és az üzleti hívások szétválasztásán túl egyéb szempontok szerint összeállított jelentéseket is igényelt, amelyek lehetővé tették a hívásadatok mélyebb elemzését. Így például rendszeres riportokat kértek minden ezer forint feletti hívásról, illetve a 15 percnél hosszabb beszélgetésekről, de rendszeresen vizsgálják a külföldi hívások adatait is. Ezekben a riportokban az erre feljogosított vezetők még könnyebben visszakereshetik a magas telefonszámlákat eredményező konkrét eseteket. A bevezetett intézkedéseknek köszönhetően az üzemi telefonköltségek a korábbi szint 60-70 százalékára estek vissza, ami többszázezer forintos havi költségcsökkenést jelentett.

Az említetteken kívül, a díjszámláló rendszer más feladatokban is a támogatja a pénzügyi csapat munkáját. A tulajdonos számára a pénzügyi osztálynak röviddel a tárgyhónapot követően már össze kell állítania az elmúlt hónapra vonatkozó, a várható kiadásokat tartalmazó költségriportokat. Ennek elkészítését eddig nagyban nehezítette, hogy a távközlési szolgáltatói számlák általában csak a következő hónap közepe táján érkeznek meg a kiadóhoz, így csak késéssel tudták elkészíteni a kívánt kimutatásokat. A tarifaszámláló programnak köszönhetően a telefonköltségekről készült automatikus riport a tárgyhónapot követően akár már az első napon megérkezik a pénzügyi vezető és az érintett munkatárs asztalára. A riport ráadásul kiadványonként, illetve osztályonkénti bontásban, összesítve tartalmazza a telekommunikációs költségeket, így az ott szereplő értékeket egy az egyben beilleszthetik a készítendő működési  költségtervbe, és időben elkészülhet a dokumentum. A tarifaszámláló költségadatainak pontosságában megbíznak a pénzügyesek, mert általános tapasztalatuk, hogy ezek csupán 3-4%-al térnek el a tényleges szolgáltatói számláktól. Ez pedig a technikai körülmények okozta hibahatáron belüli érték.

A Marquard Kiadó pénzügyi igazgatója, Soós Viktor szerint: „A díjszámláló rendszer bevezetésével ténylegesen lehetőségünk nyílt arra, hogy a telefonköltségekről leválasszuk a magán jellegű költségeket, és az eddigieknél szorosabb elszámolást vezessünk be. Hatékonyabbak lettünk abban a tekintetben is, hogy jobban meg tudunk felelni külföldi tulajdonosunk elvárásainak, egy-egy hónap várható kiadásainak tervét a gyorsan rendelkezésre álló adatok alapján rövid idő alatt össze tudjuk állítani, és a kért határidőre elküldhetjük.” A pénzügyi igazgató úgy látja, hogy a díjszámláló rendszert még más feladatokra is használhatják a jövőben. Véleménye szerint a szoftver jó szolgálatot tehet a kereskedő munkatársak hatékonyságának mérésében is, így a kimenő és bejövő telefonhívásaik forgalmának vizsgálatában.