Költségcsökkenést hozott a PhoneControl az Andrássy Egyetemen

Innovatív megoldás a magánbeszélgetések kiszűrésére

A kapuit 2001-ben megnyitó, német nyelvű posztgraduális egyetemi képzést nyújtó Andrássy Gyula Budapesti Német Nyelvű Egyetem rendelkezik ugyan saját telefonalközponttal és kiépített vezetékes mellék hálózattal, de megannyi más intézményhez hasonlóan az egyetem alkalmazottai, tanárai használnak céges mobiltelefont is. Ez biztosítja az egymás közötti és a partnerekkel folytatott kommunikáció folyamatosságát.

A működési költségek átláthatósága érdekében az egyetem vezetése azt kívánta meg, hogy egységes rendszerben láthassa az egyes munkatársak mobil- és vezetékes telefonjain keresztül bonyolított beszélgetéseinek költségeit. Emellett olyan rendszert szerettek volna meghonosítani, amely lehetõséget terem arra, hogy a magánbeszélgetések költségeit automatikusan kiszűrjék és azokat mindenki maga fizethesse.

A PhoneControl Enterprise verziójának bevezetésével sikerült megtalálni a megoldást arra, hogy egy automatikus, a mobiltelefonok költségeit is figyelõ rendszert hozzanak létre. A rendszer kialakításához szükség volt arra is, hogy a mobilszolgáltatótól a papír alapú részletes számlák mellett elektronikus formában is megkapják a hívásösszesítõket. Az ebbõl nyert információkat a rendszer képes közös riportban kezelni az egyetem vezetékes telefonjainak költségadataival. Így többé nincs szükség a manuális adatbevitelre, a részletes költséginformációk minden hónap végén rendelkezésre állnak, jelentõs idõt megtakarítva ezzel a rendszer felhasználójának.

A magán és üzleti hívások szétválasztását innovatív módon sikerült megoldani. Az egyetem a munkatársak és a partnerek telefonszámait a központi MS Exchange rendszer adatbázisában tárolja. Ehhez illesztették a PhoneControlt és a töltötték át a kinyert partneradatokat. Céges hívásnak számít minden, az adatbázisban szereplõ telefonszám tárcsázása. Ennek révén nem csak a vezetékes-, de a mobilkészülékekrõl történõ hívásoknál is elkülöníthetõk lettek a magán jellegű beszélgetések. Ez a megoldás ráadásul lehetõvé teszi, hogy a díjszámláló rendszert mindig könnyedén frissítsék a központi telefonszám listában történõ változtatásokkal, így a PhoneControl mindig aktuális és megbízható riportokat készít.

„A rendszer bevezetésével és a magánbeszélgetések kiszűrésével sikerült látványosan csökkenteni költségeinket, amelyek elsõsorban a mobilszolgáltató számláiban jelentkeztek.” -értékelte a rendszer bevezetését Végh Orsolya az Andrássy Gyula Budapesti Német Nyelvű Egyetem logisztikai és beszerzési csoportjának vezetõje.